Ako nastaviť formálnu obchodnú agendu

Hoci môžete mať vo vašom malom podnikaní veľa improvizovaných stretnutí, mali by ste mať aj formálne stretnutia. Tieto stretnutia sa zaoberajú dôležitými záležitosťami, ktoré vyžadujú neoddeliteľnú pozornosť zamestnancov. Aby ste udržali pozornosť a upozorňovali účastníkov, že schôdzka by sa mala brať vážne, musíte vytvoriť formálnu agendu. Vypustite svoj formálny program na začiatku stretnutia a postupujte, ako budete riadiť schôdzku. Dajte všetkým vedieť, že vaša agenda je naplánovaná na konkrétny účel.

1.

Umiestnite nadpis na program. Mali by obsahovať názov spoločnosti a názov oddelenia. Ďalej zadajte dátum a čas stretnutia. Znamená to, že agenda schôdzok bude uchovávaná v spise, aby sa preukázalo, že diskutovaný problém bol riešený na konkrétnom mieste v histórii vašej spoločnosti.

2.

Popíšte stretnutie. Uveďte tému stretnutia pod nadpisom "Typ zasadnutia". Malo by to byť jedna veta poskytujúca všeobecný údaj o tom, o čom je stretnutie. Zahrnutie tejto časti pomôže účastníkom zamerať sa na túto vec.

3.

Pomenujte facilitátor stretnutia. Je to dôležité, pretože ukazuje, že vy alebo osoba, ktorú ste určili, prevzali zodpovednosť za hladké fungovanie stretnutia. Pri opakovaní týchto typov stretnutí účastníci uznajú, že sa od nich očakáva, že udelia splnomocnencovi oprávnenie a riadia sa vedením tejto osoby z hľadiska postupu.

4.

Zoznam pozvaných. Toto nie je to isté ako účastníci. Vytvorte zoznam všetkých ľudí, od ktorých sa očakáva, že prídu na stretnutie. Tento oficiálny záznam ukáže Váš pokus o zaradenie všetkých významných zamestnancov.

5.

Zadajte "Call to Order" na stránke vašej agendy. Toto označuje oficiálne otvorenie stretnutia. Ak jednoducho uvediete slovne, že "schôdzka bola volaná na objednávku", umožníte svojim zamestnancom vedieť, že je čas prestať sa rozprávať a sústrediť sa.

6.

Označte, že sa uskutoční roll call. Jedná sa o jednoduchú notáciu účasti. Označte, kto je skôr neprítomný, než kto navštevoval. Toto oznámi zamestnancom, že sa očakáva, že sa zúčastnia formálneho stretnutia. Písanie "Roll Call" postačuje na pokrytie tohto postupu.

7.

Schváľte zápisnicu z posledného stretnutia. Stručne prejdite na to, čo sa stalo na poslednom stretnutí, pomocou zadaného účtu. Mali by ste priradiť niekoho, kto má mať zápis na každom stretnutí. Tento dokument môže obsahovať zoznam bodov. Požiadajte súčasných účastníkov, aby hlasovali o schválení minút po ich čítaní nahlas.

8.

Diskutujte o otvorených otázkach. Toto je obdobie, počas ktorého účastníci aktualizujú na stretnutí každého účastníka o prebiehajúcich problémoch. Povzbudzujte diskusiu o ďalších krokoch, ktoré treba podniknúť v otvorených otázkach. Vaša agenda by mala pomenovať konkrétne otvorené otázky, ktoré by ste chceli riešiť.

9.

Zamerajte sa na nový obchod. Vymenujte nové obchodné body na programe v dvoch alebo troch odrážkach. Toto je srdce stretnutia a mali by ste mať najviac času na riešenie tejto časti programu schôdze. Vy ste ten, kto vyberá nové podnikanie, pretože to je dôvod pre stretnutie.

10.

Zrušenie schôdze. Označte vo svojej agende, že oficiálne ukončíte schôdzu na konci diskusie o novom podnikaní. Hoci sa to môže zdať ako obyčajná formalita, je to spôsob, ako povedať: "Vráťte sa do práce."

Výstraha

  • Vaša formálna agenda sa môže stať právnym dokumentom v prípade, že zamestnanci spochybňujú, či sa na danú schôdzku vzťahuje nejaká otázka alebo či sa na stretnutí vyskytla smernica. Príklad: ak musíte niekoho požiadať o porušenie pravidiel spoločnosti, môžete zobraziť program, v ktorom bola táto politika pokrytá a zamestnanec sa zúčastnil. Mohlo by to byť silné, ak vás zamestnanec spochybňuje.
 

Zanechajte Svoj Komentár