Ako vytvoriť zoznam správ

Adresár kancelárskych priestorov je spôsob, ako zamestnanci a manažéri pristupujú k interným kontaktným informáciám a posielajú pozvánky, sústrasť, narodeninové karty a inú korešpondenciu. Otvorenie komunikačných kanálov medzi spolupracovníkmi je spôsob, ako vybudovať tímovú prácu a morálku. Vytvorenie kancelárskej konferencie je jednoduché ako zhromažďovanie údajov a zadávanie informácií do dokumentu na spracovanie textu.

1.

Získajte kontaktné informácie od zamestnancov. Určite jednu osobu na zhromažďovanie kontaktných údajov a ich udržanie aktuálnej. Kontaktné informácie môžu obsahovať domáce adresy, e-mailové adresy, mobilné a domáce telefónne čísla a narodeniny.

2.

Vytvorte nový dokument v aplikácii Microsoft Word. Kliknite na tlačidlo "Office" a potom na "New" v programe Microsoft 2007 alebo "File> New" v starších verziách. Zvoľte "Prázdny dokument" zo zoznamu typov dokumentov, ktoré chcete vytvoriť. Kliknite na položku "Vytvoriť" alebo "OK".

3.

Pridajte tabuľku do dokumentu s aspoň šiestimi stĺpcami. V programe Word 2007 kliknite na kartu "Vložiť" a potom na položku "Tabuľka". Potiahnutím myšou môžete pridať šesť stĺpcov. V starších verziách programu Word kliknite na ikonu "Vložiť tabuľku" na štandardnom paneli s nástrojmi. (Môžete mať viac alebo menej stĺpcov v závislosti od informácií, ktoré chcete pridať do zoznamu.)

4.

Označte stĺpce zadaním hlavičiek stĺpcov v prvom riadku. Napríklad napíšte "Name" do stĺpca name, "Mailing Address", "Home Phone" atď. Presuňte sa do iného stĺpca po zadaní hlavičky stlačením tlačidla "Tab" na klávesnici. Po poslednom stĺpci stlačte tlačidlo "Tab" a pridajte ďalší riadok.

5.

Zadajte informácie o zamestnancoch v príslušných stĺpcoch. Možno budete chcieť pracovať v abecednom poradí, aby ste mohli ľuďom ľahšie prejsť.

6.

Uložte a vytlačte poštový zoznam po pridaní všetkých informácií. Ak chcete uložiť, kliknite na ikonu "Uložiť" zo štandardného panelu nástrojov v programe Word 97-2003 alebo na karte "Domov" v programe Word 2007. Ak chcete tlačiť, kliknite na ikonu "Tlačiť" na štandardnom paneli s nástrojmi v programe Word 97-2003 alebo " Tlačidlo Office> Tlačiť "v programe Word 2007.

7.

Vytlačte dostatok kópií pre celú kanceláriu. Odovzdať kópie všetkým v oddelení.

Potrebné veci

  • Microsoft Word

Výstraha

  • Účasť na úradných konferenciách by sa mala považovať za nepovinnú, keďže mnohí ľudia nechcú, aby ostatní vedeli o svojej domovskej adrese alebo iných osobných informáciách. Požiadajte o telefónne čísla, rozšírenia a kancelárske e-mailové adresy, ak ľudia nechcú poskytovať ďalšie kontaktné informácie.
 

Zanechajte Svoj Komentár