Ako zmeniť postupy systému Office

Zmena kancelárskych postupov vyžaduje starostlivé plánovanie, aby zamestnanci pochopili nové postupy a nevrátili sa do starých návykov. Pracujte s pracovnou skupinou vhodného personálu spoločnosti, aby ste pomohli identifikovať oblasti pre zmenu a pripraviť nové postupy. Sledujte postupy na zabezpečenie toho, aby zmeny boli implementované a fungovali efektívne a efektívne, aby sa zaistila trvalá zmena.

Identifikujte problémy

Trvalé zlepšovanie kancelárskych postupov je proces, ktorý začína preskúmaním súčasných postupov. Po prvé, zistite, aké kancelárske postupy nie sú účinné a prečo. Môže sa vyžadovať zmena postupov vašej spoločnosti z dôvodu vonkajších faktorov, ako je nová, veľká zákaznícka zmluva, podstatné zvýšenie počtu zamestnancov kancelárie alebo zmena predpisov. Práca s pracovnou skupinou zamestnancov uveďte potrebné zmeny v prioritnom poradí, od najťažšieho až po najjednoduchšie implementovať.

Plánovanie zmien

Vytvorte plán, ktorý opraví identifikované procedurálne nedostatky a je citlivý na kultúru vašej spoločnosti. Každá zmena musí byť v súlade s celým súborom zmien. Napríklad, ak všetky prichádzajúce hovory musia byť smerované prostredníctvom centrálneho operátora, musíte mať systém na okamžité oznamovanie člena personálu, ktorý sa volá. Tento proces musí obsahovať hovory, ktoré sa nedajú dokončiť alebo ktoré musia byť odovzdané konkrétnemu oddeleniu alebo osobe. Ak je všetok personál oprávnený objednať dodávky, centralizovaný systém objednávok musí obsahovať formuláre objednávok a ďalšie požadované dokumenty.

Implementujte zmeny

Implementujte zmeny po vytvorení a schválení plánu. Zmeny môžete vykonať rôznymi spôsobmi. Vykonajte tréningový program, ktorý pokryje všetky zmeny a prejde ihneď po dokončení tréningu na nové postupy. Vzdelávajte nadriadených v zmenených postupoch a naučte ich, ako trénovať svojich zamestnancov. Vykonajte jednu alebo niekoľko zmien v pravidelnom rozvrhu počas vopred určeného časového obdobia, kým nebudú implementované všetky nové postupy.

Monitorujte postupy

Hodnotenie a monitorovanie postupov po ich implementácii je rozhodujúce pre ich úspech. Staré spôsoby, ako robiť veci, sa môžu ľahko vrátiť, ak pravidelne nekontrolujete. Posúdenie postupov tiež umožňuje vám a skupine úloh zistiť, či sú potrebné nejaké úpravy alebo nové materiály alebo či je potrebná ďalšia odborná príprava. Vyžiadanie pripomienok supervízorov a pracovníkov pôsobiacich v rámci nových postupov vám pomôže určiť, ako účinne fungujú postupy a ako môžu byť efektívnejšie.

 

Zanechajte Svoj Komentár