Ako zmeniť dokument poznámkového bloku do súboru MS Excel

Pri vytváraní dokumentov tabuľkového procesora na sledovanie ID zamestnancov, prognózovanie predajov alebo porovnanie produktov možno budete chcieť pripraviť svoje údaje v inom programe a otvoriť výsledný súbor v programe Microsoft Excel. Hodnoty oddelené čiarkou alebo formát súboru CSV používajú obyčajný text na zobrazenie jednotlivých hodnôt buniek a obsahu riadkov v tabuľkových údajoch. S trochou plánovania na dosiahnutie súladu s formátom CSV môžete pomocou programu Poznámkový blok napísať obsah tabuľkového procesoru, keď ste mimo pracovného počítača a rýchlo premeniť výsledky na dokument programu Excel.

Nastavenie súboru

Ak chcete vytvoriť súbor CSV, ktorý sa otvorí v programe Microsoft Excel, musíte sa rozhodnúť, koľko stĺpcov použijete v programe Microsoft Excel pre kategórie informácií, ktoré pripravujete v programe Poznámkový blok. Váš prvý riadok buniek programu Excel by mal obsahovať hlavičky pre vaše dáta, pričom každé označenie obsahu jednotlivých stĺpcov. Ak chcete vytvoriť text, ktorý sa zmení na záhlavie stĺpcov, zadajte ich ako prvý riadok súboru programu Poznámkový blok, oddeľte štítky čiarkami a ukončíte riadok klávesom Enter, čím vytvoríte návrat vozíka. Ak napríklad vaša tabuľka obsahuje mená a identifikačné čísla zamestnancov, vaše hlavičky môžu čítať "Krstné meno, stredné meno, priezvisko, číslo odznaku".

Vkladanie dát

Keď ste si istí, koľko stĺpcov vaše údaje vyplnia a vytvorili si svoje hlavičky, môžete zadávať dáta, riadok po riadku. Ak jedna z vašich dátových hodnôt obsahuje čiarku, musíte uviesť hodnotu do dvojitých úvodzoviek. Ak napríklad odznak ID nahradený špeciálnym označením, ktorý obsahuje čiarku, zadajte hodnotu ako "číslo odznaku, 2" a začiarknite čiarku za zavretie dvojitého úvodzovku. Podobne, ak niektorá z vašich hodnôt používa úvodzovky, obklopte hodnotu dvojitými úvodzovkami a vložte do úvodzoviek ďalší a dvojitý úvodzovku pred a za materiál. Napríklad, ak je jedným z vašich zamestnancov názov John a používa prezývku "Tiny", napíšte meno ako "John" "Tiny" "" "

Konečné kroky

Po zadaní všetkých údajov do programu Poznámkový blok uložte súbor ako textový dokument a zmeňte jeho príponu súboru na ".csv". Aj keď dokumenty CSV pozostávajú z bežného textu, program Microsoft Excel nerozoznáva ich ako súbory CSV bez správneho príponu súboru. Po kliknutí na kartu "Súbor" v programe Microsoft Excel a voľbe "Otvoriť" otvoríte dialógové okno Otvoriť, môžete nastaviť typ súboru na "Textové súbory", aby sa váš dokument CSV zobrazil v zozname a potom dvakrát kliknite na názov súboru, aby ste ho otvorili v novom dokumente zošita. Je vždy múdre overiť, či program Excel správne identifikuje čísla a dátumy. Ak sa tak stane, hodnoty sa v bunkách programu Excel objavia vpravo vpravo. Ak chcete získať väčšiu kontrolu nad tým, ako aplikácia Excel interpretuje a formátuje vaše dáta, môžete súbor CSV otvoriť prostredníctvom Sprievodcu importovaním textu. Sprievodcu nájdete na karte Údaje pásu programu Excel v časti Získanie externých údajov.

dôležité informácie

Ak jedna z vašich záznamov neobsahuje hodnotu pre konkrétne pole, budete musieť napísať druhú čiarku za tou, ktorá vymedzuje pole pred ňou. Napríklad, ak vaša zamestnankyňa Jane Roe nemá žiadne stredné meno, jej záznam bude čítať Roe,, Jane Ak chcete, aby vaše prázdne polia boli zreteľnejšie vo vašom textovom súbore, môžete ich zastupovať s po sebe nasledujúcim dvojitým úvodzovkami a nasledovať ich s čiarka. Aplikácia Excel ignoruje úvodzovky pri otvorení súboru CSV. Záznamy Jane Roeovej teda čítajú "Roe", "", "Jane". Ak omylom vynecháte pole, vaše údaje nebudú zaradené do správnych stĺpcov v programe Excel. Ak chcete problém odstrániť, upravte súbor CSV, aby ste opravili chýbajúce pole a opäť ho otvorte v programe Excel.

 

Zanechajte Svoj Komentár