Ako najlepšie vytvoriť a usporiadať kontrolný zoznam projektového riadenia alebo šablónu kontrolného zoznamu

Projektoví manažéri zvyčajne používajú súbor procesov na koordináciu projektového úsilia. Tým sa zabezpečí, že členovia projektového tímu pochopia, čo je potrebné vykonať a kedy je potrebné ich dokončiť. Inštitút pre riadenie projektov definuje päť procesných skupín: iniciovanie, plánovanie, vykonávanie, monitorovanie a riadenie a zatváranie. Vytvorenie a usporiadanie kontrolného zoznamu riadenia projektov vám pomôže efektívne štruktúrovať projekt a zabezpečiť, aby ste dokončili všetky odporúčané kroky na úspešné dokončenie projektu. Vytvorte kontrolný zoznam pre každý proces alebo vytvorte všeobecnú šablónu kontrolného zoznamu pre všetky procesy v závislosti od veľkosti a rozsahu projektu. Pri menších projektoch môže byť vhodnejší a jednoduchší na kontrolu jeden kontrolný zoznam.

1.

Zorganizujte tímové stretnutie s cieľom premyslieť nápady týkajúce sa prvkov, ktoré sa majú sledovať a monitorovať pre váš projekt. Prevezmite a preskúmajte vzorový kontrolný zoznam. Napríklad webová lokalita balíka Microsoft Office poskytuje šablónu kontrolného zoznamu iniciovania projektu, ktorú môže váš tím vyhodnotiť a prispôsobiť vášmu projektu.

2.

Otvorte nový dokument na nastavenie vlastného kontrolného zoznamu riadenia projektov alebo súboru šablón kontrolného zoznamu. V hornej časti zadajte názov, napríklad "Kontrolný zoznam riadenia projektov", a umiestnite ho do stredu. Napríklad pomocou programu Microsoft Word kliknite na tlačidlo Center (Centrum) na paneli nástrojov Home (Domov).

3.

Vytvorte zoznam tučným písmom. Položky v zozname by mali obsahovať názvy pre názov projektu, manažéra, sponzora, zákazníka, dátum a ďalšie relevantné detaily. Uložte súbor s rozoznateľným názvom, ako je riadok riadku projektu, ak ho chcete použiť ako šablónu pre iné dokumenty.

4.

Pridajte nadpis pre prvú fázu projektu zadaním textu "Iniciovanie". Vložte tabuľku a uveďte zoznam krokov, ktoré sú v procese zahrnuté. Napríklad pomocou programu Microsoft Word kliknite na tlačidlo Tab (Table) na paneli nástrojov Vložiť. Vytvorte tabuľku s dvoma stĺpcami. V ľavom stĺpci uveďte zoznam otázok, ktoré vy a váš tím potrebujete odpovedať na dokončenie projektu včas av rozpočte. Zadajte otázku, ako sú "Sú definované ciele projektu?" V pravom stĺpci poskytnite rady, ako odpovedať na otázku, ako riadiť tím. Zadajte napríklad inštrukčný text "[Nahraďte tento text svojimi cieľmi. Uistite sa, že sú špecifické, merateľné, dosiahnuteľné, relevantné a včasné.] "

5.

Zahrňte kroky, ktoré sa vzťahujú na váš projekt, napríklad "Bol vytvorený obchodný prípad?" "Riziko bolo hodnotené?" "Identifikovali sa vaše obchodné funkcie?" "Boli splnené projektové míľniky?" "Boli splnené požiadavky na kvalitu?" "Je projekt v rámci rozpočtu?" a "Boli prijaté schválenia dokončenia?" Použite príručku pre vedúci projektu Knowledge Management, známu ako sprievodca PMBOK, pre ďalšiu pomoc pri navrhovaní krokov procesu.

6.

Pridajte do tabuľky dva stĺpce a označíte ich "Áno" a "Nie". Po dokončení tohto kontrolného zoznamu môžete vy a váš tím odbaviť položky, ktoré boli úspešne dokončené. Ak vaše kontrolné zoznamy vykazujú vysoké percento negatívnych odpovedí, práca na projekte pravdepodobne nie je dokončená.

7.

Pridajte nadpis s názvom "Akčné položky." Vložte tabuľku s tromi stĺpcami. Napríklad pomocou programu Microsoft Word kliknite na tlačidlo Table z panelu nástrojov Insert a vyberte tri stĺpce. Použite prvý stĺpec na zoznam nevyriešených úloh. V druhom stĺpci uveďte člena tímu prideleného úlohe. Pomocou tretieho stĺpca zobrazte dátum splatnosti. Prípadne môžete do komentára pridať štvrtý stĺpec.

8.

Opakujte predchádzajúce tri kroky pre každý z ostatných štyroch procesov riadenia projektu alebo váš vlastný systém. Uložte súbor ako súbor šablón jedného kontrolného zoznamu na použitie v budúcich dokumentoch alebo uložte každý proces ako samostatný súbor. Napríklad, uložte celý súbor s rozpoznateľným názvom, napríklad "Kontrolný zoznam firemného štandardného projektu". Ak chcete súbor uložiť ako šablónu pre budúce dokumenty pomocou programu Microsoft Word, napríklad kliknite na tlačidlo "Súbor", "Uložiť ako" a potom vyberte možnosť "Šablóna Word".

 

Zanechajte Svoj Komentár